KI-Nutzung bei Pylo

Pylo verwendet künstliche Intelligenz ausschließlich als Unterstützung.

Die KI soll

• Informationen strukturieren
• Zusammenhänge erkennen
• Vorschläge machen
• Dokumente erklären
• Routinearbeiten reduzieren

Die KI ersetzt keine steuerliche Beratung.

Sie ersetzt keine rechtliche Beratung.

Sie ersetzt keine wirtschaftliche Entscheidung.

Pylo kann künstliche Intelligenz insbesondere für folgende Aufgaben verwenden:

• Dokumentenerkennung
• OCR
• Rechnungsanalyse
• Extraktion von Rechnungsdaten
• Erkennung von Lieferanten
• Erkennung von Kunden
• Dokumentklassifizierung
• Kategorien vorschlagen
• Matching von Dokumenten und Zahlungen
• Erkennung wiederkehrender Zahlungen
• Analyse finanzieller Muster
• Erkennen fehlender Dokumente
• Erklärungen zu Auffälligkeiten
• Antworten des Pylo Assistant

Neue Funktionen können zukünftig ergänzt werden.

Abhängig von der genutzten Funktion können verarbeitet werden:

• Rechnungsdaten
• Dokumententexte
• Zahlungsinformationen
• Beträge
• Datumsangaben
• Lieferanten
• Kunden
• Kategorien
• Kontobewegungen
• freiwillige Eingaben des Nutzers

Wir bemühen uns, nur diejenigen Informationen zu verwenden, die für die jeweilige Funktion erforderlich sind.

Nach dem Upload kann Pylo Dokumente automatisch analysieren.

Dabei können beispielsweise erkannt werden:

• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Lieferant
• Kunde
• Nettobetrag
• Umsatzsteuer
• Gesamtbetrag
• Zahlungsziel
• Dokumenttyp

Diese Informationen werden anschließend innerhalb von Pylo weiterverarbeitet.

Automatisch erkannte Informationen können unvollständig oder fehlerhaft sein.

Pylo versucht Dokumente und Banktransaktionen automatisch zusammenzuführen.

Dabei können unter anderem berücksichtigt werden:

• Betrag
• Datum
• Lieferant
• Kunde
• Rechnungsnummer
• Verwendungszweck
• Dokumenttyp
• frühere Zuordnungen

Die vorgeschlagene Zuordnung dient ausschließlich als Empfehlung.

Der Nutzer entscheidet, ob eine Zuordnung übernommen wird.

Pylo schlägt Kategorien auf Basis verschiedener Informationen vor.

Hierzu können gehören:

• Dokumentinhalt
• Lieferant
• frühere Buchungen
• wiederkehrende Muster
• vom Nutzer bestätigte Kategorien

Bestätigte Entscheidungen helfen dabei, zukünftige Vorschläge zu verbessern.

Die KI lernt dabei innerhalb der bereitgestellten Funktionen und Konfigurationen des jeweiligen Unternehmenskontos. Eine individuelle Bestätigung wird nicht automatisch zur Verbesserung fremder Unternehmenskonten verwendet.

Der Pylo Assistant beantwortet Fragen zu den innerhalb von Pylo verfügbaren Informationen.

Beispiele:

• Wie hoch waren meine Softwarekosten?
• Welche Belege fehlen?
• Welche Zahlungen sind noch ungeklärt?
• Welche Ausgaben fallen regelmäßig an?

Antworten basieren auf:

• vorhandenen Dokumenten
• importierten Kontobewegungen
• bestätigten Zuordnungen
• Unternehmensdaten
• verfügbaren Metadaten

Der Assistant kann Zusammenfassungen erzeugen und Zusammenhänge erläutern.

Automatisierte Analysen können insbesondere beeinflusst werden durch:

• unvollständige Dokumente
• schlechte Scanqualität
• fehlende Informationen
• ungewöhnliche Geschäftsvorfälle
• fehlerhafte OCR
• unklare Formulierungen
• mehrdeutige Zahlungen

Aus diesem Grund sollten sämtliche Ergebnisse vor einer verbindlichen Verwendung geprüft werden.

Die Verantwortung bleibt jederzeit beim Nutzer.

Dies gilt insbesondere für:

• steuerliche Entscheidungen
• Buchungen
• Zahlungen
• Verträge
• Meldungen an Behörden
• Jahresabschlüsse
• Umsatzsteuer
• Exportierte Daten

Pylo unterstützt Entscheidungen.

Pylo trifft sie nicht.

Der Schutz personenbezogener Daten besitzt für uns einen hohen Stellenwert.

Für einzelne KI-Funktionen können externe KI-Dienstleister eingesetzt werden.

Dabei achten wir darauf,

• nur erforderliche Daten zu übertragen,
• geeignete Sicherheitsmaßnahmen einzusetzen,
• vertragliche Datenschutzanforderungen einzuhalten.

Weitere Informationen befinden sich in unserer Datenschutzerklärung.

Unsere KI-Funktionen sind Bestandteil der technischen Infrastruktur von Pylo.

Zum Schutz der Daten setzen wir unter anderem ein:

• verschlüsselte Datenübertragung
• rollenbasierte Zugriffsrechte
• geschützte Cloud-Infrastruktur
• Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse
• Zugriffsbeschränkungen
• regelmäßige Sicherheitsupdates

Absolute Sicherheit kann jedoch kein IT-System garantieren.

Wir entwickeln Pylo kontinuierlich weiter.

Neue KI-Funktionen können ergänzt, verbessert oder ersetzt werden.

Dabei verfolgen wir insbesondere folgende Ziele:

• bessere Dokumentenerkennung
• präzisere Zuordnungen
• weniger manuelle Arbeit
• verständlichere Erklärungen
• höhere Transparenz
• stärkere Kontrolle durch den Nutzer

Über wesentliche Änderungen informieren wir innerhalb der Anwendung oder über unsere Legal-Seiten.

Fragen zur Nutzung künstlicher Intelligenz bei Pylo?

W3 ff Venture Building GmbH
Albert-Einstein-Straße 10
87437 Kempten
Deutschland

📧 hello@usepylo.com